Popularność wirtualnych biur od kilku lat nie maleje. Adres do rejestracji, obsługa korespondencji i sekretariatu, a także wiele innych dodatkowych usług, które oferują, przekonują nie tylko freelancerów, ale też małe, średnie i większe przedsiębiorstwa. A co z bezpieczeństwem? Czy współpraca z wirtualnym biurem nie naraża na niepotrzebne ryzyko? Sprawdź, jak w Biznes Hub dbamy o interesy klientów.
- Bezpieczeństwo współpracy z wirtualnym biurem zagwarantowane jest dzięki profesjonalizmowi i doświadczeniu biura.
- Możliwość rejestracji firmy pod wirtualnym adresem pozwala nie tylko na oddzielenia życia prywatnego od zawodowego, ale jest też gwarantem bezpieczeństwa najbliższych.
- W pełni elektroniczna obsługa korespondencji – od skanowania, przez archiwizację, po przekazywanie informacji klientowi o dokumentach, czyli sposób na bezpieczny przepływ danych.
- Profesjonalnie wyposażone sale spotkań dostępne we wszystkich miastach, w których znajdują się wirtualne biura Biznes Hub jako gwarancja bezpiecznych spotkań.
Czy wirtualne biuro jest bezpieczne? Fakty vs mity
Mitów na temat bezpieczeństwa współpracy z wirtualnym biurem narosło tak wiele, jak wiele jest osób, które zanim sprawdzą i zweryfikują informacje, wydają sądy. Czy ktoś niepożądany zobaczy mój adres? Czy listy adresowane do mojej firmy nie zginą? Czy nikt nie podszyje się pod moją firmę i korzystając z wirtualnego biura nie będzie działał na moją szkodę? To tylko część pytań, które z góry zakładają niekorzystny scenariusz dla przedsiębiorcy. Czy wirtualne biuro jest zatem bezpieczne?
Przede wszystkim trzeba podkreślić, że wirtualne biuro, które oferuje adres do rejestracji firmy to gwarancja nieujawniania prywatnego adresu w rejestrach. Zatem nikt niepożądany nie może zobaczyć twojego domowego adresu, bo ten nie widnieje w żadnych dokumentach publicznie dostępnych. Korespondencja, która trafia do wirtualnego biura poddana zostaje zaś szczegółowo określonej procedurze, czyli stosownemu zarejestrowaniu, zeskanowaniu, przesłaniu do adresata – szczegóły zależą od zasad współpracy. Jej zaginięcie jest zatem mało prawdopodobne, a z pewnością nie jest większe niż w przypadku tradycyjnie działającego sekretariatu firmy. To, że wirtualne biuro może obsługiwać wielu klientów, nie oznacza także, że inna firma będzie podszywać się pod twoją działalność. Po prostu będzie ją prowadziła przy wsparciu tego samego biura.
Dlaczego bezpieczeństwo wirtualnego biura ma znaczenie dla każdej firmy?
Bezpieczeństwo i przejrzyste zasady działania wirtualnego biura to absolutny priorytet. W swoim założeniu ma ono bowiem usprawniać funkcjonowanie firmy, a nie przysparzać jej problemów. Nie chodzi przecież o to, aby zarejestrować firmę gdziekolwiek, czy uniknąć korespondencji kierowanej na adres prywatny, ale o to, by została ona dostarczona. Trzeba przecież pamiętać, że mogą wiązać się z tym określone skutki prawne np. bieg terminu na złożenie dokumentów do fiskusa.
Ważne zatem, aby pod wskazanym adresem i w miejscu wirtualnego biura nie działała tylko e-skrzynka, ale by faktycznie znajdowały się tam osoby obsługujące sekretariat firmy. To właśnie dlatego bezpieczeństwo współpracy z wirtualnym biurem zależy od jego profesjonalizmu. Jeśli doświadczenie i stosownie wdrożone zasady ochrony danych osobowych klientów (zgodne m.in. z RODO) będą podstawą funkcjonowania biura, tak jak to ma miejsce w przypadku naszych biur Biznes Hub, to korzyści płynące ze współpracy będą dominujące względem ryzyka.
Adres w centrum zamiast adresu domowego – pierwszy krok do bezpieczeństwa
Rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, podobnie jak w Krajowym Rejestrze Sądowym, wymaga udostępnienia danych adresowych. Oba rejestry są zaś jawne, zatem każdy ma prawo dostępu do danych przedsiębiorców w nich zawartych. Co ważne, jawne są wszystkie dane, czyli imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, a także adres i adres do doręczeń. Jeśli zatem, rejestrując firmę, przedsiębiorca decyduje się na podanie adresu prywatnego, musi liczyć się z tym, że może otrzymywać na niego korespondencję, ale także z tym, że do drzwi może zapukać każda osoba, która będzie miała w tym interes.
Współpraca z wirtualnym biurem gwarantuje zaś prywatność i oddzielenie rodzinnej sfery życia, od zawodowej przestrzeni. Warto też pamiętać, że poza bezpieczeństwem istotny jest element prestiżu. Wirtualne biura Biznes Hub zlokalizowane są w biznesowych lokalizacjach miasta – Wirtualne Biuro w Warszawie przy ul. Złotej 75A ul. Szopena 35C w Rzeszowie, ul. Tuwima 48 w Łodzi i ul. Złotej 2 w Białymstoku. Taki adres na wizytówkach, stronie internetowej i materiałach reklamowych wpływa pozytywnie na wizerunek firmy.
Monitoring i kontrola dostępu – fizyczna ochrona dokumentów
Dlaczego korespondencja i wszelkie dokumenty firmy są w pełni bezpieczne w wirtualnych biurach Biznes Hub? Biura wyposażone są w system monitoringu, który pozwala na kontrolę wejść do budynku i jego opuszczania. Nie bez znaczenia jest także profesjonalna i doskonale wyszkolona kadra, która skrupulatnie przestrzega wszystkich zasad w trosce o interesy klientów.
Warto podkreślić, że wirtualne biura Biznes Hub to nie tylko skrzynka pocztowa, ale sprawnie działające biura, obsługujące setki firm. To niezwykle istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa danych.
Bezpieczna komunikacja z klientem i informowanie o korespondencji
Ważne jest nie tylko to, jakie systemy zapewniające bezpieczeństwo wykorzystuje w codziennej pracy wirtualne biuro, ale także to, w jaki sposób następuje przekazanie korespondencji adresatowi. Dane teleadresowe, na które wysyłane jest stosowne powiadomienie podlegają ścisłemu ustaleniu z klientem, nie można ich zmienić inaczej, niż w sposób szczegółowo określony w warunkach współpracy. Nie ma zatem ryzyka, że informacja lub skany dokumentów trafią do niewłaściwej osoby.
Warto też podkreślić, że Biznes Hub zobowiązuje się do niezwłocznego, ale nie dłużej niż w ciągu 24 godzin poinformowania o otrzymaniu listu lub innej korespondencji. To szczególnie ważne w przypadku dokumentów urzędowych, których odbiór wiąże się często z rozpoczęciem biegu terminu na załatwienie określonej spraw.
Bezpieczne spotkania z klientami
Wirtualne biura, poza adresem do rejestracji, obsługą korespondencji i sekretariatu, coraz częściej świadczą też dodatkowe usługi. Jedną z nich jest możliwość korzystania z sal konferencyjnych, dzięki którym spotkanie z klientem może zostać przeprowadzone w profesjonalnym i bezpiecznym miejscu.
Dodatkowo w Biznes Hub oferujemy naszym klientom możliwość skorzystania z sal konferencyjnych w dowolnym z miast, w którym mieszczą się nasze biura tj. w Warszawie, Rzeszowie, Łodzi i Białymstoku. Nie ma przy tym znaczenia, w którym z miast posiadasz wirtualny adres i biuro, wszystkie salki są do dyspozycji naszych klientów.
Dlaczego to tak ważne? Spotkania z kontrahentami to niezwykle ważny element prowadzenia działalności. Możliwość przeprowadzenia istotnych dla rozwoju i spraw firmy rozmów w w pełni wyposażonej przestrzeni, przy zachowaniu spokoju, gwarantującego profesjonalizm i skupienie się na jak najlepszym efekcie, może okazać się kluczem do sukcesu.
Bezpieczne wirtualne biuro to nie tylko pusty slogan. To standard, o który w Biznes Hub dbamy każdego dnia. Sprawdź naszą ofertę w Warszawie, Łodzi, Białymstoku i Rzeszowie i przekonaj się, że Twoja firma może działać profesjonalnie i bezpiecznie.
Źródła:
- gov.pl.
- uodo.gov.pl.
- Ustawa z dnia 10 maja 2028 roku o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2018 poz. 1000.