Wynajem sal konferencyjnych w Warszawie – przewodnik

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Zorganizowanie konferencji, szkolenia czy prezentacji to nie lada wyzwanie. Niezwykle rzadko przedsiębiorcy dysponują odpowiednio dostosowaną do tego przestrzenią. Na szczęście wynajem sal konferencyjnych w Warszawie jest możliwy, a kiedy zapoznasz się z naszym przewodnikiem – zadanie to będzie o wiele łatwiejsze. Na co zwrócić uwagę? Jakie są zasady wynajmu? Jak porównywać oferty oraz czy salki mogą wchodzić w pakiet innych usług, tj. wirtualne biuro w Warszawie? Sprawdź!

Idealna sala konferencyjna do wynajęcia w Warszawie – jak znaleźć?

Organizacja konferencji w Warszawie to wbrew pozorom niełatwa sprawa. Wprawdzie w stolicy znajdziemy mnóstwo przestrzeni, które przystosowane są do mniejszych i większych spotkań, jednak ich liczba może przysporzyć trudności w dokonaniu wyboru. Dlaczego? Bo w gąszczu ofert łatwo o błędne ich analizowanie np. porównywanie zgoła odmiennych sal, wynajmowanych na różnych zasadach i w oparciu o różne warunki. 

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że znaleźć możemy zarówno sale konferencyjne wynajmowane na cały dzień, jak i sale konferencyjne w Warszawie na godziny. Punktem wyjścia jest zatem określenie, jak długo będzie trwać planowane przez nas wydarzenie. Warto również mieć na uwadze, że sale nie są zarezerwowane wyłącznie na duże eventy, ale z powodzeniem możesz przeprowadzić w nich szkolenie dla kilkuosobowego zespołu, a nawet spotkanie z klientami. Prezentacja firmy, która odbędzie się w miejscu, które jest jednocześnie adresem siedziby firmy, to dobry sposób na ugruntowanie pozycji. Takie rozwiązanie oferują wirtualne biura w Warszawie, w tym nasze biuro przy ul. Złotej 75A.

Zobacz również: Wirtualne biuro – dlaczego się opłaca?

Sale konferencyjne na godziny i na dłuższe okresy – porównanie ofert

Wynajem sal konferencyjnych w Warszawie, choć warto podkreślić, że dotyczy to każdej innej lokalizacji, należy rozpocząć od porównania ofert. Jak to zrobić? W wielu przypadkach ogólne warunki wynajmu zawarte są na stronie internetowej podmiotu oferującego przestrzeń. Optymalnym rozwiązaniem jest jednak kontakt z doradcą, managerem sali, koordynatorem wydarzeń. Dlaczego? Najlepsze sale konferencyjne w Warszawie dbają bowiem o zindywidualizowanie oferty i zoptymalizowanie jej do potrzeb klienta.  

Chcąc porównywać oferty kilku sal – zwłaszcza warunków cenowych – kluczowe jest zaś przede wszystkim analizowanie jak najbardziej zbliżonych ofert. Nie sposób przecież, by przestrzeń dla stu osób kosztowała tyle ile salka dla kilkunastu. 

Sala konferencyjna w Warszawie – kluczowe czynniki przy wyborze

Na co zwrócić uwagę wynajmując salę konferencyjną w Warszawie? 

  1. Lokalizacja 

Sala konferencyjna na wynajem w Warszawie może znajdować w centrum miasta lub na jego przedmieściach. Którą z nich wybrać? Nie sposób odpowiedzieć na to pytanie w sposób jednoznaczny. Zastanów się przede wszystkim, kto będzie uczestnikiem spotkania – czy będą to osoby spoza miasta, czy też jej mieszkańcy, czy obiad i inne posiłki mają zostać zapewnione na miejscu spotkania, czy też jego uczestnicy będę odwiedzać zewnętrzne restauracje?

Jeśli na organizowanym szkoleniu lub konferencji będą obecni goście spoza stolicy warto zwrócić uwagę na sąsiedztwo dworca lub lotniska. Jeżeli zaś będą to uczestnicy na co dzień mieszkający w Warszawie, z pewnością dotrą na miejsce komunikacją miejską lub metrem. Warto zweryfikować także czy sala konferencyjna posiada przypisane jej miejsca parkingowe, a także czy w bliskiej lokalizacji znajduje się stacja ładowania pojazdów elektrycznych. 

  1. Wielkość

Z sal konferencyjnych mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy. Nie ma znaczenia czy planujesz zorganizować kilkusetosobowe szkolenie, czy też spotkać się zaledwie z kilkoma osobami z zespołu lub przeprowadzić prezentację dla jednego kontrahenta. Ważne jedynie, aby dostosować wielkość sali do swoich potrzeb. Zbyt mała sala może spowodować, że trudno będzie prowadzić niektóre elementy szkolenia np. ćwiczenia w grupach. Z drugiej jednak strony zbyt duża sala spowoduje, że uczestnicy mogą odnieść wrażenie, że na spotkanie nie dotarli wszyscy zaproszeni.

Warto też zwrócić uwagę na możliwe ustawienie stołów i krzeseł w sali. Układ teatralny, szkolny, a może w kształcie litery „U” – zastanów się, w jaki sposób mają siedzieć uczestnicy spotkania i upewnij się, że wybrany przez ciebie model jest możliwy w danym miejscu. 

  1. Wyposażenie

Do przeprowadzenia szkolenia, konferencji lub prezentacji z pewnością będzie ci potrzebny dodatkowy sprzęt. Zwróć uwagę na to, czym dysponuje sala. Do dyspozycji powinieneś mieć nie tylko flipchart, ale rzutnik, projektor, odpowiednie nagłośnienie, dostęp do Wi-Fi. Niektóre sale w Warszawie oferują także dodatkowe urządzenia ułatwiające np. przeprowadzanie quizów lub interaktywnych zabaw uczestnikom, tłumaczenie symultaniczne.  

  1. Dodatkowa infrastruktura

Jeśli planowane przez ciebie wydarzenie będzie trwać więcej niż jeden dzień lub zacznie się ono we wczesnych godzinach porannych, warto zadbać o dostępność infrastruktury hotelowej w pobliżu. Duże znaczenie ma także możliwość serwowania uczestnikom spotkania kawy, herbaty lub niewielkich przekąsek. Zwróć uwagę, czy sala oferuje taką usługę.

Przegląd dobrych lokalizacji dla sal konferencyjnych w Warszawie

Dobra lokalizacja sali konferencyjnej, czyli jaka? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, bo różne są oczekiwania organizatorów wydarzeń. Pamiętaj, że powinna być ona dostosowana do potrzeb twoich i uczestników. Jeśli zdecydujesz się na wybór sali konferencyjnej w centrum miasta, do dyspozycji będziesz mieć cały wachlarz przestrzeni. Sale konferencyjne znajdują się tu w niezwykle prestiżowych lokalizacjach np. przy ul. Złotej 75 A, gdzie obok wirtualnego biura i księgowości online możesz wynająć także sale. Usługa ta dostępna jest zarówno dla stałych klientów naszego biura, jak i zewnętrznych przedsiębiorców.