Spółka cywilna stanowi obecnie jedną z najpopularniejszych form współpracy, na jaką decydują się przedsiębiorcy. Jedną z najbardziej charakterystycznych cech tego rodzaju spółki jest fakt, iż to wspólnicy są podmiotami prawa, a prowadzona przez nich działalność jest jedynie łączącą ich umową. O czym należy pamiętać, zakładając spółkę cywilną? Jakie są wady i zalety prowadzenia tego typu działalności?
Spółka cywilna – co to jest i na czym polega?
Zgodnie z definicją, mianem spółki cywilnej określany jest rodzaj umowy regulującej zasady współpracy jej stron (wspólników). W przeciwieństwie do spółek prawa handlowego, zawierana między partnerami umowa, regulowana jest przepisami Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu prawa handlowego. W praktyce oznacza to, że spółka cywilna nie jest bytem prawnym, istniejącym odrębnie od jej wspólników. Reguluje ona wyłącznie relacje między nimi, funkcjonujące w granicach wspólnego prowadzenia przez nich działalności gospodarczej.
W konsekwencji spółka cywilna nie może zawierać umów ani zaciągać kredytów inwestycyjnych. Wszystkie tego typu czynności podejmowane są przez wspólników, w ich własnym imieniu. Ponadto osoby posiadające spółkę cywilną odpowiadają swoim majątkiem osobistym, za wszelkie zobowiązania podjęte w ramach prowadzenia spółki cywilnej.
Przedsiębiorstwo o tym charakterze nie posiada także własnego mienia. Wszystkie dobra nabywane w trakcie prowadzenia firmy oraz zaciągane zobowiązania, wchodzą w skład kolektywnego majątku wspólników – tworząc tzw. współwłasność. Firma posiada jednak odrębny NIP oraz REGON.
Kto może założyć spółkę cywilną i w jaki sposób tego dokonać?
Spółka cywilna to rodzaj działalności, który może zostać założony przez osoby fizyczne oraz pozostałe jednostki organizacyjne. Jednak najważniejszym kryterium w przypadku osób fizycznych jest posiadanie działalności gospodarczej, widniejącej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Pierwszym krokiem umożliwiającym założenie spółki cywilnej przez osoby fizyczne jest posiadanie działalności gospodarczej, widniejącej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Kolejnym krokiem do założenia spółki cywilnej jest zawarcie przez wspólników pisemnej umowy spółki. Jest to dokument służący wyłącznie do celów dochodowych. Następnie należy wysłać zgłoszenie spółki cywilnej do Głównego Urzędu statystycznego, w celu uzyskania numeru REGON. Wniosek można złożyć bezpłatnie za pomocą druku RG-OP w urzędzie statystycznym, właściwym dla siedziby spółki.
Następnym krokiem jest zgłoszenie identyfikacyjne do urzędu skarbowego, w celu uzyskania numeru NIP. Cała procedura powinna zostać wykonana w terminie 14 dni od założenia spółki. Wniosek można wypełnić za pomocą druku NIP-2, NIP-D, a w zgłoszeniu należy uiścić podatek od czynności cywilnoprawnej, którego wysokość wynosi 0,5% wartości wkładów wniesionych do spółki. Niezbędne jest także zgłoszenie rejestracyjne do podatku VAT.
Ostatnim krokiem prawnym, jaki należy uczynić w trakcie zakładania spółki cywilnej, jest uzupełnienie przez wspólników informacji o numerach NIP i REGON spółki. Aktualizację należy wykonać we wniosku CEIDG-1, nie później niż 7 dni od daty rejestracji.
Spółka cywilna – wady i zalety
Spółka cywilna jest dogodnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy planują realizację działań biznesowych w niewielkiej skali. Sprawdzi się także dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które nie dysponują dużym wkładem początkowym. Do pozostałych zalet tego rozwiązania należy m.in.:
- prosta forma założenia działalności – do założenia spółki cywilnej wystarczające jest podpisanie przez wspólników umowy w formie pisemnej i zarejestrowanie działalności w odpowiednich urzędach;
- niskie koszty założenia spółki cywilnej – przepisy nie nakładają prawie żadnych obowiązków finansowych związanych z założeniem spółki cywilnej;
- jednokrotne opodatkowanie wspólników – działalność opodatkowana jest wyłącznie na poziomie wspólników;
- brak określenia minimalnej wartości wkładów.
Natomiast największą wadą spółki cywilnej jest odpowiedzialność majątkiem osobistym wspólników, za zobowiązania podjęte w ramach prowadzenia spółki cywilnej. Ponoszą oni bowiem odpowiedzialność solidarną i nieograniczoną. Do pozostałych wad umowy biznesowej o tym charakterze, należy m.in.:
- brak podmiotowości prawnej,
- nieodpowiedni charakter działalności dla dużych przedsięwzięć biznesowych – ze względu na uproszczoną regulację prawną i szeroką odpowiedzialność wspólników;
- brak szczegółowych regulacji prawnych.
Księgowość spółki cywilnej – jak należy ją prowadzić?
Księgowość w spółce cywilnej może być rozliczana na kilka możliwych sposób. Do najpopularniejszych należy księga przychodów i rozchodów. Możliwe jest także rozliczenie ryczałtowe albo prowadzenie pełnej księgowości. Ostatni wariant prowadzenia księgowości staje się obowiązkowy w momencie, gdy przychody netto spółki w danym roku rozliczeniowym przekroczą 2 mln EUR.
Prowadzenie pełnej księgowości, z uwagi na mnogość zachodzących w niej procesów, najczęściej wymaga skorzystania z pomocy zewnętrznego biura księgowego.
W takim przypadku doskonałym rozwiązaniem jest wirtualne biuro. Jest to forma outsourcingu obsługi biurowej, która oferuje przedsiębiorcom cyfrowy adres (np. nasze wirtualne biuro Warszawa), na który mogą zarejestrować swoją spółkę. Oprócz tego, wirtualne biuro zapewnia również pełną obsługę księgową lub administracyjną. Ponadto Biznes Hub oferuje także usługę księgowości online, umożliwiającą cyfrowy obieg dokumentacji. Klienci nie muszą zatem dostarczać dokumentów do biura rachunkowego w fizycznej formie, co znacznie przyspiesza realizację procedur oraz pozwala zaoszczędzić czas.