W czasach powszechnej digitalizacji działalności gospodarczej, szybkość i łatwość dostępu do informacji dotyczących finansów przedsiębiorstwa jest niezwykle istotna. Właśnie dlatego wdrażanie nowych technologii stało się dla ustawodawcy priorytetem. Wynikiem tych działań jest koncepcja Krajowego Systemu e-Faktur, czyli systemu za pośrednictwem którego możliwe jest wystawianie i udostępnianie ustrukturyzowanych faktur. Kto może z niego korzystać? Czy jest to obligatoryjne? Jak działa Krajowy System e-Faktur? Sprawdź najważniejsze informacje, które powinieneś poznać przed 1 stycznia 2024 roku.
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur, który na etapie wstępnych projektów Rady Ministrów określany był jako Centralny Rejestr Faktur lub Centralna Baza Faktur, to system umożliwiający wystawianie i udostępnianie ustrukturyzowanych faktur. Czym są faktury ustrukturyzowane? Zgodnie z legalną definicją przyjętą w ustawie o podatku od towarów i usług są to faktury wystawione przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym je w tym systemie. Od pojęcia faktur ustrukturyzowanych należy odróżnić pojęcie faktur elektronicznych. W myśl przepisów są to bowiem faktury w formie elektronicznej wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym.
Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, Krajowy System e-Faktur ma być odpowiedzią na potrzebę wykorzystania nowoczesnych technologii do celów podatkowych, a także zwiększenia bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom podatkowym i nieprawidłowościom.
Czy Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur wprowadzany jest w trzech etapach:
- 1 etap (od października do grudnia 2021 roku) – prowadzony był wówczas pilotaż z udziałem podatników, a jego celem było przetestowanie nowego rozwiązania przez zainteresowane podmioty; warto dodać, że korzystanie z tzw. strefy testowej KSeF jest nadal możliwe;
- 2 etap (od 1 stycznia 2022 roku do 31 grudnia 2023 roku) – KSeF jest obecnie rozwiązaniem dobrowolnym, a zatem przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą za jego pośrednictwem wystawiać ustrukturyzowane faktury;
- 3 etap (od 1 stycznia 2024 roku) – korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe.
Jeśli zatem zastanawiasz się nad tym, czy musisz przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur, pamiętaj, że do końca 2023 roku nie masz takiego obowiązku, warto jednak przed datą jego wprowadzenia zapoznać się i przetestować system.
Krajowy System e-Faktur – dla kogo?
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą, a od 2024 roku muszą korzystać:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- podatnicy, którzy są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Zobacz również: Ustalenie formy opodatkowania – skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Którą wybrać?
Korzyści stosowania Krajowego Systemu e-Faktur
Ustawodawca, wprowadzając Krajowy System e-Faktur, wskazał na szereg korzyści płynących z jego użytkowania. Dotyczą one zarówno podatników, jak i fiskusa, a wśród nich wymienić można:
- szybszy zwrot podatku VAT – podatnicy, korzystający z KSeF otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej tj. w ciągu 40 dni;
- łatwiejsze i szybsze wystawianie korekt faktur;
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur – dzięki KSeF nie ulegają one bowiem zniszczeniu lub zagubieniu, ale zawsze są dostępne dla wystawcy, jak i odbiorcy;
- uproszczenie obowiązków podatkowych i sprawozdawczych;
- dzięki ujednoliceniu wzoru faktur możliwe będzie szybsze i sprawniejsze dokumentowanie transakcji, a także szybsze otrzymywanie faktur, a w konsekwencji także i szybsza realizacja płatności;
- usprawnienie obrotu gospodarczego;
- możliwość przechowywania i archiwizowania faktur to wymierne oszczędności;
- automatyzacja procesów księgowych pozwala zaoszczędzić czas pracowników;
- redukcja pomyłek podczas wystawiania faktur.
Czy korzystanie z KSeF jest bezpieczne?
Rozważasz korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur i zastanawiasz się, czy jest to bezpieczne? Przede wszystkim warto podkreślić, że system przechodzi regularne szczegółowe testy bezpieczeństwa, a wszystkie dane w nim zawarte i przesyłane za jego pośrednictwem są szyfrowane. Zabezpieczona jest również autoryzacja. Za bezpieczeństwo KSeF odpowiada także Centrum Informatyki Resortu Finansów tzw. CIRF, które utrzymuje system przez 24 godziny na dobę siedem dni w tygodniu.
Jak korzystać z Krajowego Rejestru e-Faktur?
Ustawodawca, chcąc ułatwić przedsiębiorcom korzystanie z KSeF, udostępnia szereg darmowych narzędzi. Jednym z nich jest Aplikacja Podatnika KSeF, która umożliwia przeglądanie wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych w każdym miejscu na świecie. Możesz ponadto pobierać je zarówno w formacie xml, jak i PDF.
Kolejnym ułatwieniem jest zintegrowanie aplikacji e-mikrofirma z KSeF, co może mieć szczególne znaczenie dla mikroprzedsiębiorców. Warto wspomnieć, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się w tym przypadku w taki sam sposób, jak dotychczas w aplikacji e-mikrofirma.
Wygodne i szybkie korzystanie z KSeF oraz możliwość zarządzania nim z dowolnego miejsca ma zapewnić zaś Aplikacja mobilna KSeF. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów ma ona usprawnić pracę głównie przedsiębiorcom pracującym w terenie.
KSeF a PEF
Od Krajowego Systemu e-Faktur należy odróżnić Platformę Elektronicznego Fakturowania. PEF służy do obsługi zamawiających i wykonawców zamówień publicznych. System jest zintegrowany z siecią Peppol, czyli unijną platformą do elektronicznej wymiany dokumentów, dzięki czemu polscy przedsiębiorcy mogą współpracować z dostawcami i urzędami w Unii Europejskiej.
Warto podkreślić, że Platforma Elektronicznego Fakturowania daje wykonawcom możliwość wystawiania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych, na zamawiającego w toku postępowań z zamówień publicznych nakłada zaś obowiązek ich odbioru.
Poza fakturami PEF obsługuje także zamówienia dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzenie odbioru, faktury korygujące i noty księgowe.
Wirtualne biuro i księgowość dla firm
Jeśli prowadzisz firmę i szukasz kompleksowych rozwiązań z zakresu zarządzania biurem oraz potrzebujesz profesjonalnych usług księgowych, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą! Nasze wirtualne biuro w Warszawie pomoże Ci w efektywnym prowadzeniu administracji, a nasza księgowość zagwarantuje ci spokój i pewność zgodności z przepisami podatkowymi. Z nami Twoja firma może osiągnąć jeszcze większy sukces!
Zobacz również:
Pracownicze Plany Kapitałowe – czym są?
PIT z działalności nierejestrowanej 2022