Wokół wirtualnych biur, które w ostatnich latach cieszą się coraz większą popularnością, narosło też wiele mitów. Zarzuca się im nie tylko nielegalność i oszustwa, ale też znacznie zawyża koszty ich usług, czy marginalizuje profesjonalizm pracowników. To nie wszystko. Oto pięć najczęściej powielanych mitów o wirtualnych biurach, które czas obalić.
- Wirtualne biuro jest nielegalne
Jednym z najczęściej stawianych zarzutów wirtualnym biurom jest ich nielegalność. Nic bardziej mylnego. W myśl obowiązujących w Polsce przepisów nie ma żadnych przeciwwskazań, aby zarejestrować firmę pod wirtualnym adresem. Wielokrotnie podkreślały to m.in. sądy, które w orzeczeniach wskazywały na możliwość uzyskania przez firmę numeru identyfikacji podatkowej (NIP) w razie podania jako adres siedziby wirtualnego biura. Co więcej, zwracały one uwagę, że postępowanie o nadanie NIP nie powinno analizować tego, gdzie będzie wykonywana działalność, ale skupić się jedynie na warunkach formalnych określonych dla wniosku.
- Wirtualne biuro istnieje tylko na papierze
To, że wirtualne biuro istnieje tylko na papierze, a zatem żaden kontrahent nie zastanie sekretarki pod wskazanym na twoich wizytówkach adresem, w razie kontroli z fiskusa urzędnik natknie się na zaryglowane drzwi, a korespondencja będzie tkwiła w placówce pocztowej, bo listonosz nie będzie miał jej gdzie doręczyć to kolejne mity głoszone przez przeciwników nowatorskich rozwiązań. Wirtualne biura istnieją jednak nie tylko na papierze.
Są to realnie funkcjonujące przestrzenie, w których sekretariat sprawnie obsługuje korespondencję nawet kilku lub więcej firm. Dodatkowo znajdziesz tam najczęściej sale konferencyjne, które umożliwią spotkania w miejscu siedziby twojej firmy. Wirtualne biura w Warszawie i innych większych miastach coraz częściej oferują także dodatkowe usługi, jak choćby księgowość online.
- Wirtualne biuro w Warszawie jest drogie
Wirtualne biura nie są drogim rozwiązaniem. Wręcz przeciwnie, to jeden z najłatwiejszych sposobów na oszczędności i optymalizowanie kosztów działalności. Dlaczego? Bo od dawna wiadomo, że outsourcing niektórych usług jest tańszy niż zatrudnienie pracowników i tworzenie miejsc pracy. Dodatkowo trzeba pamiętać, że prowadząc działalność pod wirtualnym adresem i biurem, pozbywasz się kosztów wynajmu przestrzeni biurowej, jej wyposażenia, czy też posprzątania.
- Wirtualne biuro i wirtualny adres dla firmy obniża jej wiarygodność
Wirtualne biuro w Warszawie, nawet wtedy, gdy dopiero stawiasz pierwsze kroki w świecie biznesu, nie obniża wiarygodności twojej firmy. Wręcz przeciwnie. Bo przecież ilu przedsiębiorców może sobie pozwolić na wynajem przestrzeni w centrum stolicy lub innych dużych miast? Rejestracja pod wirtualnym adresem to zaś inwestycja w wizerunek firmy, zwiększenie konkurencyjności i prestiż.
Co więcej, takie rozwiązanie jest też przejawem otwartości na nowoczesne i nowatorskie rozwiązania, co jest niezwykle dobrze postrzegane w świecie biznesu. Dla wielu firm – choćby dla startupów – to wręcz pożądany sposób prowadzenia działalności.
Nie jest także prawdą, że wirtualne biura zatrudniają przypadkowych pracowników. Wraz ze świadczeniem usług zyskujesz dostęp do wykwalifikowanej kadry, która odpowiadając na potrzeby klientów, regularnie się szkoli i uzupełnia wiedzę.
- Wirtualne biuro to rozwiązanie tylko dla małych firm lub rozpoczynających działalność przedsiębiorców
To kolejny mit, który nie ma zbyt wiele wspólnego z rzeczywistością. Choć prawdą jest, że wirtualne biura i biura serwisowane są korzystnym rozwiązaniem dla jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm, odpowiadając na ich potrzeby związane z wynajmem przestrzeni biurowej, to jednak są one jednocześnie doskonałym sposobem na optymalizację kosztów w biznesie. Wraz z rozwojem firmy pozwalają bowiem na obniżenie wydatków i zwiększenie konkurencyjności, przy jednoczesnym zachowaniu poziomu jakości świadczonych usług.
Warto też pamiętać, że outsourcing prac biurowych nie jest w istocie związany z wielkością firmy, ale charakterem i specyfiką jej działalności. Jeśli z wieloosobowym zespołem doskonale realizujecie powierzone zadania w trybie pracy zdalnej, do sprawnej wymiany doświadczeń wystarczają spotkania online, a wszystkie bieżące sprawy jesteście w stanie załatwić mailowo lub telefonicznie, nic nie stoi na przeszkodzie aby to właśnie wirtualne biuro było siedzibą firmy.