Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co zwrócić uwagę?

Firma zarejestrowana pod adresem wirtualnego biura może zostać skontrolowana przez urząd skarbowy tak samo jak każda inna. Kontrolę urząd zapowiada zawiadomieniem, a przeprowadza ją pod adresem siedziby lub przechowywania dokumentacji. Częściej kontrolowane są firmy z branży paliwowej, złomowej i finansowej. Urzędnicy sprawdzają zwykle, czy firma ma umowę z wirtualnym biurem i opłaca jego faktury. Wirtualny adres jest legalny i sam w sobie nie jest powodem do kontroli.

• Przedsiębiorca na JDG rozlicza VAT i PIT w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania.

• Kontrolę podatkową wszczyna się nie wcześniej niż 7 dni od doręczenia zawiadomienia.

• Częstsze kontrole firm z wirtualnym adresem dotyczą głównie branży paliwowej, złomowej i finansowej.

• Urząd często pyta o umowę z wirtualnym biurem i opłacanie jego faktur.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Usługa biura wirtualnego jest usługą w pełni legalną. W przeszłości zdarzało się, że urzędy kwestionowały możliwość zarejestrowania firmy pod adresem wirtualnym. Jako powód zazwyczaj podawano fakt, że takie biura nie posiadają konkretnego lokalu. Urzędy skarbowe darzą mniejszym zaufaniem firmy posiadające adres wirtualny i co też może oznaczać częstsze kontrole, zwłaszcza w trzech branżach:

• złomowej,

• paliwowej,

• finansowej.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą rozlicza podatek VAT i podatek dochodowy z urzędem skarbowym, zgodnym z jego miejscem zamieszkania jako osoby fizycznej. Jeśli pod adresem wirtualnym zarejestrowana jest spółka, pod uwagę brany jest adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności.

Kontrola urzędu skarbowego a biuro wirtualne – jak to wygląda?

Zanim dojdzie do kontroli, urząd skarbowy co do zasady informuje o tym fakcie pisemnym zawiadomieniem. Kontrolę można wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. W niektórych sytuacjach przepisy pozwalają wszcząć kontrolę bez zawiadomienia. Należy pamiętać, aby cała dokumentacja, do której dostępu mogą zażądać urzędnicy, znajdowała się w jednym miejscu (np. w biurze wirtualnym, a nie w rozliczającym nas biurze rachunkowym). Jeśli całą dokumentację przechowujemy w innym miejscu, to konieczne jest poinformowanie o tym urzędu i podanie odpowiedniego adresu, pod którym zostanie przeprowadzona kontrola.

Bardzo dogodnym rozwiązaniem jest wybór biura wirtualnego który będzie jednocześnie oferował usługi księgowe. Dzięki temu cała dokumentacja firmy będzie dostępna w jednym miejscu, co znacznie ułatwi i oszczędzi czas przedsiębiorcy. Aby całkowicie pozbyć się zbędnej „papierologii”, najlepiej jest zdecydować się na księgowość, która oferuje klientom obsługę ze 100% obiegiem dokumentacji online.

Dlaczego pojawiają się kontrole z urzędu skarbowego?

Powodów kontroli może być bardzo wiele, ale urzędnicy najbardziej zwracają uwagę na kilka aspektów. Podejrzane dla urzędu skarbowego mogą wydać się:

• częste korekty VAT,

• duże różnice między wysokością obrotów a wysokością podatku,

• złożenie wniosku o zwrot VATu.

Kontrola firm zarejestrowanych pod adresem wirtualnym nie zawsze odbywa się na miejscu. Czasami zdarza się tak, że do biura przesyłane jest pismo z pytaniami, na które trzeba odpowiedzieć (czy podmiot wynajmuje lokal pod wskazanym adresem, czy opłaca faktury wystawiane przez biuro wirtualne itd.). Urzędnicy często proszą także o przesłanie skanu takiej umowy. Może się również zdarzyć, że urzędnik wybierze się do biura na kontrolę osobiście, zadając praktycznie te same pytania.

Na dźwięk słów „urząd skarbowy” wielu przedsiębiorców odczuwa stres. Należy jednak zaznaczyć, że jeśli prowadzona dokumentacja jest prawidłowa, nie ma się czym denerwować. Warto zwrócić uwagę na fakt, że unikanie kontroli skarbowych może wiązać się z jeszcze częstszymi wizytami urzędników. W przypadku dłuższej zwłoki takie zachowanie traktowane jest nawet jako wykroczenie.

Najlepszym rozwiązaniem jest zatem współpraca z urzędem skarbowym i nieutrudnianie prowadzonych czynności. Na żadnym etapie nie ma jednak potrzeby rozważać rezygnacji z adresu wirtualnego, ponieważ polskie prawo nie zawiera żadnych przepisów, które stawiałby legalność wirtualnego biura pod znakiem zapytania. Jeśli posiadasz jeszcze wątpliwości dotyczące artykułu lub chciałbyś zapoznać się z ofertą wirtualnego adresu, zapraszamy do kontaktu!

Wirtualne Biura Biznes Hub – dlaczego to najlepszy wybór?

Jako doświadczony zespół tworzymy sieć nowoczesnych wirtualnych biur w całej Polsce. Naszym priorytetem jest zadowolenie klienta, dlatego stale dbamy o najwyższą jakość usług. To dzięki temu oferujemy 24-godzinną gwarancje powiadamiania o korespondencji, nowoczesne salki spotkań oraz adresy w dobrze skomunikowanych centrach miast. Nasz zespół stale służy pomocą przedsiębiorcom i rozumie ich potrzeby. Współpracujemy także z nowoczesnym biurem księgowym online, dzięki czemu współpraca z nami może być jeszcze bardziej kompleksowa i wygodna! Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą i przekonania się dlaczego warto!

Zobacz również:
Wirtualne biuro – co to jest, ile kosztuje i jak wybrać najlepszy adres dla swojej firmy?
Kompleksowy przewodnik po księgowości online dla przedsiębiorców

Wirtualne biuro a urząd skarbowy – najczęściej zadawane pytania

Czy firma z adresem w wirtualnym biurze może mieć kontrolę skarbową?

Tak, tak samo jak każda inna firma. Urzędy skarbowe nieco częściej kontrolują firmy z wirtualnym adresem, zwłaszcza z branży paliwowej, złomowej i finansowej. Sam wirtualny adres jest jednak legalny i nie jest podstawą do sankcji.

Który urząd skarbowy jest właściwy dla JDG zarejestrowanej w wirtualnym biurze?

Przedsiębiorca prowadzący JDG rozlicza VAT i podatek dochodowy w urzędzie skarbowym właściwym dla swojego miejsca zamieszkania. Adres wirtualnego biura nie zmienia właściwości urzędu.

Który urząd skarbowy jest właściwy dla spółki z wirtualnym adresem?

Dla spółki decyduje adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności. Jeśli siedzibą spółki jest wirtualne biuro, właściwy jest urząd dla tego adresu.

Czy urząd skarbowy zapowiada kontrolę?

Co do zasady tak. Urząd wysyła zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, a samą kontrolę można rozpocząć najwcześniej po 7 dniach i najpóźniej przed upływem 30 dni od jego doręczenia. W niektórych przypadkach przepisy pozwalają przeprowadzić kontrolę bez zawiadomienia.