Każdy przedsiębiorca, którego firma się rozwija, prędzej czy później musi podjąć decyzję związaną z wyborem odpowiedniego biura rachunkowego. Jak wiadomo, z odpowiednim prowadzeniem finansów przedsiębiorstwa związane jest jego powodzenie, a nawet istnienie. Wybór nieodpowiedniego biura księgowego może Cię wiele kosztować. Niekompetentni lub niepunktualni księgowi zajmujący się interesami Twojej firmy mogą sprawić, że wpadnie ona w poważne kłopoty finansowe, a nawet zostanie doprowadzona do upadłości. Każde spóźnienie z opłatami wiąże się bowiem z przykrym obowiązkiem zapłaty odsetek. Ale bez obaw! Nasze porady pomogą Ci uniknąć tego scenariusza.
W dzisiejszych czasach technologia zmienia niemal każdy aspekt naszego życia. Nie jest więc zaskoczeniem, że wpływa również na sposób, w jaki prowadzimy nasze firmy. Prowadzenie księgowości online to usługa, którą świadczy coraz więcej biur rachunkowych, a także biura wirtualne. Jak się okazuje, to nie tylko sposób na zarządzanie finansami firmy w sposób innowacyjny i nowoczesny, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli ponoszonych wydatków i osiąganych dochodów, ale też szansa na inne korzyści, w tym wymierne oszczędności. Czy oszczędzenie czasu i pieniędzy podczas korzystania z księgowości online naprawdę jest możliwe? W tym kompleksowym poradniku dowiesz się wszystkiego na ten temat.
Księgowość online – Spis treści
Czym jest księgowość online?
Definicja i podstawowe założenia
Księgowość online, nazywana także księgowością internetową, może przybierać dwojaki charakter. W pierwszym modelu opiera się na samodzielnym prowadzeniu księgowości przy pomocy specjalnie dedykowanej platformy lub aplikacji online, ale bez udziału księgowej. W drugim ujęciu sprowadza się do przekazania prowadzenia spraw finansowych firmy biuru rachunkowemu, przy jednoczesnym korzystaniu z dedykowanej platformy lub aplikacji online. To właśnie ten rodzaj księgowości online oferujemy swoim klientom w wirtualnym biurze.
Na czym polega to w praktyce? Księgowość online prowadzona w oparciu o drugi model tj. z udziałem biura rachunkowego, w zasadzie niewiele różni się od tradycyjnej księgowości. Faktury wystawiane i gromadzone są przez przedsiębiorcę, a rozliczenia kosztów, wyliczenia składek ZUS i stosownych podatków dokonuje księgowa. Różnica sprowadza się do formy wystawiania, przekazywania i przechowywania dokumentów. Służy do tego specjalnie dedykowana platforma, która umożliwia, ale i ułatwia wystawianie, gromadzenie i wysyłanie faktur, których nie trzeba dostarczać do biura osobiście.
Różnice między księgowością online a tradycyjną
Główną różnicą między księgowością online a tradycyjną jest sposób przetwarzania danych i organizacji pracy. W przypadku tradycyjnej księgowości, dokumenty są przekazywane osobiście lub wysyłane pocztą do biura księgowego, gdzie są przetwarzane ręcznie. W przypadku księgowości online, dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną i przetwarzane automatycznie za pomocą specjalistycznego oprogramowania.
Dodatkowo, usługa ta oferuje większą transparentność i dostępność danych. Przedsiębiorca może w każdej chwili sprawdzić aktualne raporty finansowe. W tradycyjnym podejściu dostęp do danych jest ograniczony do określonych godzin i dni pracy biura księgowego.
Zalety korzystania z księgowości internetowej
Księgowość online, która cieszy się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców, niesie za sobą wiele korzyści. Jakich? Do najważniejszych zaliczyć można:
- Oszczędność czasu i pieniędzy – skoro nie musisz przekazywać dokumentów księgowych do biura osobiście, nie tracisz czasu na dojazd. Nie ponosisz też kosztów transportu, bo wszystkie sprawy możesz załatwić na odległość.
- Możliwość skorzystania z szerokiej oferty – ogromnym atutem jest także możliwość wybrania optymalnych dla siebie rozwiązań z niemal nieograniczonej liczby ofert. Problemem przestaje być bowiem odległość do siedziby biura rachunkowego, a decydująca staje się jedynie konkurencyjna propozycja.
- Eko korzyści – warto też pamiętać o eko korzyściach płynących z księgowości online. Wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur oraz wszelkich dokumentów księgowych w chmurze pozwala zaoszczędzić papier, co nie pozostaje bez znaczenia na środowisko. Powszechna digitalizacja biznesu i gospodarki, w tym e-faktury ułatwiają zaś prowadzenie księgowości w wirtualnym świecie.
Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe online?
Kluczowe kryteria wyboru
- Specjalizacja branżowa i doświadczenie
Wybierając biuro rachunkowe, powinieneś zwrócić uwagę na to, czy specjalizacja branżowa biura księgowego odpowiada profilowi działalności firmy. Jeśli prowadzisz np. firmę transportową, to powinieneś znaleźć biuro rachunkowe, którego księgowe będą się w tym specjalizować. Niezwykle ważne jest też doświadczenie w branży. Warto postawić na księgowych z wieloletnim stażem, a nie na biura, które dopiero co pojawiły się na rynku.
- Ubezpieczenie OC
Mowa tutaj o ubezpieczeniu OC od działalności biura rachunkowego. Takie ubezpieczenie chroni Twoją firmę przed ewentualnymi błędami, które mogłyby zostać popełnione przez księgowych. Oczywiście jak w przypadku każdego ubezpieczenia obowiązuje prosta zasada – im większa kwota ubezpieczenia, tym lepiej. Przed podpisaniem umowy z biurem księgowym warto zapytać, czy posiada ono takie ubezpieczenie i na jaką wysokość, a także, czy polisa podstawowa poszerzona jest o umowy dodatkowe, np. ubezpieczenie kadr i płac.
- Kontakt z biurem
Wybierając biuro rachunkowe, powinieneś pamiętać o tym, aby cała jego działalność była jak najlepiej dopasowana do potrzeb i profilu działalności Twojej firmy. Sposoby organizacji poszczególnych biur księgowych mogą się między sobą znacznie różnić, warto więc zwrócić uwagę na sposób organizacji kontaktu biura z klientem, np. poprzez ich godziny otwarcia. Niektórzy księgowi pracują tylko w regularnych godzinach, np. 8-16, inni deklarują gotowość do odbierania telefonów i wiadomości nawet w godzinach wieczornych. To aspekt szczególnie ważny podczas rozliczania miesiąca lub w sytuacji, gdy ubiegasz się o jakąś dotację, a cała sytuacja jest dynamiczna.
Kwalifikacje i doświadczenie księgowych
Kluczem do wyboru odpowiedniego biura rachunkowego są kwalifikacje osób w nim pracujących. Profesjonalni księgowi to tacy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i uprawnienia oraz wciąż się doszkalają. Pamiętaj, że od 2014 roku biuro rachunkowe może otworzyć każdy. Dlatego tak ważne jest sprawdzanie pracowników, których takie biuro zatrudnia. Przed podjęciem decyzji dotyczącej wyboru biura księgowego, można sprawić, czy pracujący w nim księgowi posiadają:
- Licencję Ministra Finansów – certyfikat księgowy, którego posiadanie nie jest już obowiązkowe, ale wiele księgowych z wieloletnim stażem posiada taki dokument. Jest on potwierdzeniem zdobycia odpowiednich kwalifikacji i świadczy o posiadanych kompetencjach.
- Certyfikaty Centrum Informacji Księgowej – to dokumenty wydawane przez organizację zajmującą się certyfikowaniem biur rachunkowych i księgowych. C.I.K. prowadzi egzaminy dla księgowych i weryfikuje kompetencje biur rachunkowych, które po spełnieniu określonych kryteriów otrzymują odpowiedni certyfikat. Informacje o zweryfikowanych księgowych i biurach rachunkowych można odnaleźć na stronie Centrum Informacji Księgowej.
- Potwierdzenia szkoleń i kursów księgowych – odpowiednie dyplomy i certyfikaty stanowią informację dla klienta, że księgowa/biuro rachunkowe posiadają odpowiednie kompetencje pozwalające im na pracę w zawodzie. Stanowi to też potwierdzenie faktu, że księgowy wciąż się doszkala i posiada wiedzę zgodną z najnowszymi przepisami.
Przed podpisaniem umowy na korzystanie z usług konkretnego biura rachunkowego warto uprzednio sprawdzić, jaki jest zakres jego działalności. Czy będzie to tylko podstawowy zakres usług, czy może biuro księgowe będzie świadczyło usługi na przykład także w zakresie doradztwa podatkowego. Dodajmy, że takie usługi wymagają dodatkowych uprawnień przyznawanych przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych.
Zakres oferowanych usług
Biura oferujące księgowość online świadczą różne usługi. Najczęściej, tak jak to ma miejsce w przypadku naszego wirtualnego biura w Warszawie, zajmują się prowadzeniem księgowości pełnej, jak i uproszczonej, oraz kadr i płac.
- Pełna księgowość – sprowadza się m.in. do bieżącego rejestrowania zdarzeń gospodarczych w oparciu o zasady rachunkowości, przygotowywania deklaracji podatkowych, prowadzenia ewidencji VAT i środków trwałych, czy sporządzania sprawozdań do US i ZUS.
- Księgowość uproszczona – prowadzona jest w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Polega m.in. na bieżącym rejestrowaniu zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadami rachunkowości, przygotowywaniu deklaracji podatkowych, prowadzeniu ewidencji VAT i środków trwałych oraz wyposażenia, rozliczaniu ZUS.
- Kadry i płace – wypełnianie przez biuro obowiązków przedsiębiorcy-pracodawcy względem ZUS i US. Do podejmowanych działań należą m.in. opracowywanie list płac, rachunków do umów zlecenia lub o dzieło, rozliczenia z US i ZUS, prowadzenie akt osobowych pracowników, przygotowywanie umów o pracę i innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.
Opinie klientów i reputacja biura
Istotnymi aspektami które mogą odzwierciedlać jakość biura księgowego są jego opinie i reputacja. Opinie klientów można zobaczyć m.in. na wizytówce Google. Warto zapoznać się z nimi przed ostatecznym wyborem biura dla swojej firmy, jako, że oferują one realistyczny wgląd w jakość współpracy z biurem od strony klienta.
Na co zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji
Ważną rzeczą, którą należy ustalić przed podpisaniem umowy z biurem księgowym, jest sposób kontaktowania się z księgowymi. Czy będziesz informowany o nadchodzących terminach płatności, czy nie? A jeśli tak, to w jaki sposób? To istotne pytania, na które warto znać odpowiedź przed zdecydowaniem się na usługi danej firmy. Przegapienie terminu jakiejś płatności często wiąże się z koniecznością zapłaty odsetek, a obowiązkiem biura księgowego powinno być dopilnowanie, aby wszelkie płatności były dokonywane w terminie.
Księgowość online a oszczędność czasu i pieniędzy
Automatyzacja procesów księgowych
Wirtualne biuro księgowe umożliwia automatyzację wielu rutynowych czynności i pełną kontrolę nad swoimi finansami. Oprogramowanie księgowe zapewnia bieżące raporty i analizy, które umożliwiają śledzenie przychodów i wydatków. Dzięki temu można szybko zidentyfikować obszary, w których można oszczędzać lub zwiększać efektywność finansową firmy.
Automatyzacja procesów księgowych zmniejsza także ryzyko ludzkich błędów. W naszym biurze księgowym automatyzację wprowadzane są na większości etapów współpracy z klientem, przy pomocy sprawdzonych i skutecznych rozwiązań. To oznacza mniej problemów związanych z podatkami i mniejszą szansę na popełnienie kosztownych błędów.
Bezpieczeństwo danych
Wielu przedsiębiorców obawia się przechowywania swoich danych finansowych online. Jednak wirtualne biura księgowe stosują zaawansowane metody ochrony danych, takie jak szyfrowanie i zabezpieczanie kopii zapasowych. W ten sposób zapewniona jest wysoka ochrona przed utratą lub nieuprawnionym dostępem do informacji finansowych.
Dostępność i wygoda obsługi
Jedną z głównych zalet księgowości online jest wygoda, którą oferuje przedsiębiorcom. Dzięki dostępowi do swoich danych finansowych z dowolnego miejsca i urządzenia, można łatwo monitorować i kontrolować finanse firmy.
Dla kogo jest przeznaczona księgowość online?
Rodzaje działalności korzystające z księgowości internetowej
- Spółka z o.o.
Biuro rachunkowe online z pewnością będzie dużym ułatwieniem dla osób działających w ramach sp. z.o.o. Taka działalność wymaga bowiem rozliczania na zasadach pełnej księgowości. Nie każdy księgowy posiada odpowiednie kompetencje, pozwalające na rozliczanie spółek, a skorzystanie z internetowego biura rachunkowego pozwoli zaoszczędzić czas stracony na poszukiwania profesjonalisty.
- JDG
Z biura rachunkowego online z pewnością skorzystają również osoby, które prowadzą działalność w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Indywidualni przedsiębiorcy na pewno docenią wygodę, jaka wiąże się z obsługą online. Nie trzeba na koniec miesiąca jechać do biura z plikiem dokumentów – wszystko można przesłać elektronicznie.
- Spółki cywilne, jawne oraz partnerskie
Księgowość online w formie uproszczonej może okazać się przydatna również dla spółek cywilnych, jawnych i partnerskich. Umożliwia ona efektywne zarządzanie finansami bez konieczności stosowania zasad, pełnej księgowości.
Przykłady firm
Księgowość online jest korzystna dla różnych grup przedsiębiorców.
- Małe i średnie firmy mogą cieszyć się wygodą, oszczędnością czasu i pieniędzy, eliminując potrzebę zatrudniania wewnętrznych księgowych lub współpracy z tradycyjnym biurem rachunkowym.
- Duże korporacje mogą skorzystać z skalowalności systemu i łatwej integracji z innymi systemami wewnątrz organizacji.
- Przedsiębiorcy prowadzący działalność online zyskują możliwość śledzenia transakcji online, zarządzania zamówieniami i monitorowania wyników finansowych związanych z e-commerce.
Usługa ta dostarcza wiele narzędzi, które odpowiadają potrzebom różnych przedsiębiorstw, zapewniając im wygodę, kontrolę i efektywność w zarządzaniu finansami.
Kiedy warto rozważyć przejście na księgowość online
Biuro rachunkowe online to usługa skierowana przede wszystkim do osób, które korzystają z tradycyjnego biura księgowego, a chciałyby ułatwić sobie cały proces. Księgowy online wspiera nas na każdym etapie działalności, a przedsiębiorca zyskuje więcej czasu, który może poświęcić na rozwój swojej firmy, bez troski o problemy związane z księgowością.
Księgowość online vs. tradycyjna – co wybrać?
Porównanie obu form
Tradycyjny księgowy to osoba prowadząca biuro rachunkowe lub pracująca w nim albo księgowy zatrudniony w dziale księgowości w danej firmie. Taka osoba zajmuje się m.in. prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów, sporządzaniem deklaracji podatkowych i kontaktami z urzędem skarbowym.
Księgowość online to metoda prowadzenia finansów firmy, która opiera się na wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi internetowych i oprogramowania. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zarządzać swoimi finansami w szybki sposób, precyzyjnie i wygodnie. Wirtualne biuro księgowe umożliwia przechowywanie dokumentów w chmurze, automatyzację procesów księgowych oraz dostęp do bieżących raportów finansowych.
Elastyczność
Główną różnicą między księgowością online a tradycyjną jest sposób przetwarzania danych i organizacji pracy. W przypadku tradycyjnej księgowości, dokumenty są przekazywane osobiście lub wysłane pocztą do biura księgowego, gdzie są przetwarzane ręcznie. W przypadku księgowości online, dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną i przetwarzane automatycznie za pomocą specjalistycznego oprogramowania.
Transparentność
Usługa ta oferuje większą transparentność i dostępność danych. Przedsiębiorca może w każdej chwili sprawdzić aktualne raporty finansowe. W tradycyjnym podejściu dostęp do danych jest ograniczony do określonych godzin i dni pracy biura księgowego.
Wskazówki dla przedsiębiorców stojących przed wyborem
Wybór księgowości dla swojej firmy nie jest prostym zadaniem. Warto pamiętać, że księgowy tradycyjny i księgowy online mogą prowadzić sprawy przedsiębiorstwa z takim samym zaangażowaniem i równie profesjonalnie. W przypadku korzystania z usług tradycyjnego księgowego wizyty w biurze rachunkowym są jednak nieuniknione. Księgowy online daje natomiast przedsiębiorcy bieżący dostęp do dokumentacji firmy i umożliwia wgląd w dokumenty przechowywane elektronicznie. W przypadku tradycyjnego biura księgowego jest to niemożliwe. Wybór ostatecznie sprowadza się do indywidualnych preferencji i potrzeb przedsiębiorstwa.