Wszystko, co musisz wiedzieć o podpisie elektronicznym

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Podczas załatwiania formalności najwyższą formą weryfikacji dokumentu i potwierdzenia tożsamości jest podpis odręczny, poparty uprzednim sprawdzeniem danych z dowodu osobistego i weryfikacji numeru PESEL. W świecie wirtualnym na użytkowników czyha coraz więcej zagrożeń i metody ze świata realnego okazują się niewystarczające. Podpis odręczny na dokumencie, nawet zeskanowany i przesłany elektronicznie, nie ma takiej samej mocy jak ten realny. 

Oferowane są za to coraz bezpieczniejsze metody pozwalające na dopełnienie formalności bez wychodzenia z domu. W wielu przypadkach do zatwierdzania dokumentów i potwierdzania tożsamości, potrzebny jest nam tzw. podpis elektroniczny, który jeszcze do niedawna wielu osobom wydawał się zbędnym wydatkiem. Co należy wiedzieć o tym rozwiązaniu? Odpowiadamy!

Czym właściwie jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny często wiązany jest z profilem zaufanym, za pomocą którego można weryfikować swoją tożsamość na platformach rządowych. Czym się różnią?

Podpis elektroniczny to narzędzie, które umożliwia identyfikację tożsamości podmiotów przesyłających dokumenty drogą elektroniczną. Profil zaufany to podpis potwierdzający tożsamość. Jest on przypisany do konkretnego numeru PESEL w kontaktach on-line z urzędami. Podpis elektroniczny jest pojęciem szerszym i produktem komercyjnym, za którego używanie musimy zapłacić. Służy szerszemu spektrum działalności niż załatwianie formalności związanych z instytucjami państwowymi.

Czasami zdarza się, że w sprawach urzędowych potwierdzenie tożsamości poprzez profil zaufany nie wystarcza i wtedy z pomocą przychodzi podpis elektroniczny.

To, o czym należy pamiętać, to rozróżnienie między podpisem kwalifikowanym i niekwalifikowanym. Podpis niekwalifikowany to inaczej podpis zwykły, który nie posiada certyfikatu i jest stosowany głównie przy wymianie maili. Nie zapewnia całkowitego bezpieczeństwa i nie może być wykorzystywany przy przesyłaniu dokumentów wyższej wagi. Wtedy z pomocą przychodzi kwalifikowany podpis elektroniczny, zwany bezpiecznym. Jest on potwierdzony odpowiednim certyfikatem. Obecnie to najbezpieczniejsza forma weryfikowania dokumentów, stosowana także przez urzędy.   

W dalszej części tekstu będziemy się odnosić zatem tylko do pojęcia podpisu kwalifikowanego. Aby prawidłowo działał, musi być przyporządkowany tylko do jednej osoby, która jest jedynym użytkownikiem urządzenia, przez który będzie on składany. Podpis elektroniczny pozwala podpisać dokument w praktycznie każdym formacie (PDF, JPG, DOCX), a jego treść może stanowić zarówno korespondencja urzędowa, umowy, oferty, treści autorskie, jak i notatki.

Jak wyrobić podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest narzędziem, które można wyrobić tylko u certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Lista firm, które oferują tego rodzaju usługę, znajduje się na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.

Cena podpisu zależy od długości ważności certyfikatu i rodzaju urządzenia do składania podpisu (czytnik kart USB, token USB lub PCMCIA). Po wybraniu firmy, z której usług skorzystamy, należy podpisać umowę subskrypcyjną, a następnie stawić się osobiście w centrum certyfikacji z dokumentem tożsamości, aby ją potwierdzić. Odbiera się wtedy kartę kryptograficzną z czytnikiem lub tokenem i oprogramowanie. Później zostaje tylko instalacja owego oprogramowania na komputerze.

Najpopularniejsze formy podpisu elektronicznego to PAdES (dane dołączone do przesyłanego pliku PDF) i XAdES (dołączenie dodatkowego pliku HTML z rozszerzeniem niezbędnym do weryfikacji i samym podpisem). Należy pamiętać, że po podpisaniu dokumentu, zostanie wykryta każda ewentualna zmiana jego treści.

Komu przyda się podpis elektroniczny?

Każdemu, kto chce załatwić jakąś sprawę urzędową przez Internet lub zapewnić sobie bezpieczne przesyłanie dokumentów. W ten sposób potwierdzamy autorstwo dokumentu, biorąc także za niego pełną odpowiedzialność. Podpis elektroniczny zapewnia bezpieczne przesyłanie faktur elektronicznych, umów handlowych (np. coraz popularniejszych B2B, zawieranych często na odległość) i wielu innych. Dzięki temu narzędziu zarejestrujesz działalność gospodarczą oraz założysz spółkę w trybie S24.

Podpis elektroniczny szyfruje cały dokument, nie tylko jakąś jego część. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy dzielimy się w Internecie treściami i dokumentami, których wykorzystanie przez osoby trzecie może nieść za sobą konsekwencje prawne.

Można przypuszczać, że podpis elektroniczny będzie coraz popularniejszą formą służącą do podpisywania dokumentów elektronicznych, ze względu na to, że coraz więcej spraw załatwiamy online oraz na poziom bezpieczeństwa, jaki zapewnia ta forma przesyłania dokumentów.

Zobacz również:
Jak założyć spółkę z o.o.?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank