Podpis elektroniczny a podpis zaufany

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Każdy dokument składany za pośrednictwem internetu do urzędu, bądź innego organu państwowego musi zawierać podpis. Obecnie wiele spraw załatwić można przez internet, nawet nie wychodząc z domu. Pomóc w tym może skorzystanie z podpisu elektronicznego, bądź podpisu zaufanego. Czym są podpis zaufany, a czym elektroniczny? Jakie są między nimi różnice i czy to rozwiązanie jest lepszą alternatywą dla zwykłego podpisu? Wyjaśniamy.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny służy do załatwiania spraw urzędowych, biznesowych i prywatnych. Wyróżnić należy kilka ich rodzajów, a są nimi (zwykły) podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowany, który jako jedyny uznawany jest za równy z podpisem odręcznym. Czym dokładnie różnią się poszczególne rodzaje podpisów?

  • Podpis elektroniczny, czyli dane w wersji elektronicznej, które są połączone z innymi powiązanymi danymi w tej postaci i użytkowane przez właściciela jako podpis.
  • Zaawansowany podpis elektroniczny to rodzaj podpisu elektronicznego, który jest unikalnie przypisany, osobie podpisującej i umożliwia ustalenie jej tożsamości. Składa się go przy użyciu danych przeznaczonych do składania podpisu elektronicznego, które mogą zostać użyte wyłącznie pod kontrolą podpisującego. 
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny to dane, które pozwalają na identyfikację konkretnej osoby, w postaci elektronicznej i są one równoznaczne z podpisem tradycyjnym (odręcznym). Do składania takiego podpisu wykorzystuje się kwalifikowane narzędzia, jak: czytnik kart USB, token USB lub PCMCIA. Kwalifikowany podpis zakupić można u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania — lista dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Cena podpisu zależna jest od dostawcy (wszyscy nadzorowani są przez Ministerstwo  Cyfryzacji) rodzaju urządzenia, z którego się korzysta oraz od terminu ważności certyfikatu (wynosi on zazwyczaj rok lub dwa). Aby przedłużyć jego ważność, trzeba dopłacić.

Czym jest podpis zaufany?

Podpis zaufany, potwierdzony profilem zaufanym służy do załatwiania jedynie spraw urzędowych, takich jak m.in. składanie wniosku o wydanie dowodu osobistego, zarejestrowanie działalności gospodarczej, samochodu czy nawet opłacenie mandatu drogowego. Założenie profilu zaufanego jest bardzo proste. W tym celu wystarczy zarejestrować się na stronie pz.gov.pl, a następnie złożyć  wizytę w jednym z punktów podanych na tymże portalu (np. w urzędzie gminy lub urzędzie skarbowym), aby potwierdzić tożsamość, przy użyciu dowodu osobistego (przeznaczonych jest na to 14 dni, od momentu złożenia wniosku). Drugim sposobem jest założenie profilu zaufanego poprzez bank. Nie trzeba wtedy potwierdzać tożsamości, gdyż bank zadba o to za klienta. Profil zaufany ważny jest przez trzy lata, a po ich upływie wymaga przedłużenia.

Zobacz również: Jak założyć własną firmę?

Podobieństwa i różnice między podpisem zaufanym a podpisem elektronicznym

Zarówno podpis zaufany jak i elektroniczny mają na celu potwierdzenie tożsamości oraz umożliwienie załatwiania spraw przez internet, jednak mimo to, znacznie różnią się od siebie. Podpis zaufany jest bezpłatny i służy wyłącznie do procedur urzędowych, podczas gdy elektroniczny wykorzystać  można również do spraw biznesowych, zawodowych i prywatnych. Niestety jest on płatny i wymaga zakupu specjalnego urządzenia oraz instalacji oprogramowania. Podpis kwalifikowany w przeciwieństwie do zaufanego, pod względem skutków prawnych odpowiada podpisowi odręcznemu. Obie formy podpisów umożliwiają załatwianie spraw urzędowych i są w pełni bezpieczne.

Podpis zaufany i elektroniczny — dobra alternatywa dla zwykłego podpisu

Korzystanie z podpisu zaufanego i podpisu elektronicznego posiada wiele zalet. Umożliwiają one załatwianie wielu spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu, stania w kolejkach, a nawet przestrzegania godzin pracy urzędów, gdyż sprawy te załatwiać można przez całą dobę. Dokument podpisany przy pomocy podpisu zaufanego bądź elektronicznego ma moc prawną, więc to doskonała alternatywa dla podpisu odręcznego. Działanie tego rozwiązania jest bardzo proste i sprawne. Czy warto posiadać  podpis zaufany i elektroniczny? Zdecydowanie, ponieważ ich zastosowanie staje się coraz rozleglejsze.