Pełna księgowość: Dla kogo i kiedy należy na nią przejść?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Każdy przedsiębiorca musi ewidencjonować operacje gospodarcze, które mają miejsce w jego firmie. Najczęściej dokonuje się tego w ramach księgowości uproszczonej, czyli tzw. małej księgowości. Pełna księgowość to z kolei najbardziej skomplikowany sposób prowadzenia rozliczeń. Niekiedy jednak konieczne jest skorzystanie z niej. Kiedy trzeba przejść na pełną księgowość? Przeczytaj cały artykuł, aby poznać odpowiedź na to ważne pytanie.

Aby temat ten był bardziej zrozumiały, przybliżmy w pierwszej kolejności, czym jest mała księgowość. Łatwiej będzie wtedy wytłumaczyć różnice między małą, a pełną księgowością.

Czym jest mała księgowość?

Uproszczona księgowość przeznaczona jest dla wszystkich osób fizycznych, spółek jawnych i spółek partnerskich oraz spółek cywilnych. Warunkiem prowadzenia małej księgowości jest jednak nieprzekraczanie rocznego przychodu w wysokości 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki). Mała księgowość może być prowadzona na kilka sposobów:

  • poprzez Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów,
  • ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych
  • lub za pomocą karty podatkowej.

To ostatnie rozwiązanie jest jednak przeznaczone wyłącznie dla wąskiej grupy przedsiębiorców. Uproszczona księgowość, jak sama nazwa wskazuje, to nie tylko rozwiązanie łatwiejsze, ale również tańsze. Prowadzenie rozliczeń w ten sposób możliwe jest samodzielnie. A jeśli zdecydujesz, że potrzebne będzie wsparcie biura rachunkowego (polecamy się!), uproszczona księgowość będzie kosztować znacznie mniej, niż w przypadku właśnie pełnej księgowości.

Czym jest pełna księgowość?

Pełna księgowość to najbardziej skomplikowany i najdokładniejszy sposób rozliczania się przedsiębiorstwa. Oznacza to, że w tym przypadku każdy wydatek dokonywany przez firmę musi być dokładnie opisany i mieć swoje uzasadnienie. Dzieje się tak dlatego, że z pełnej księgowości najczęściej korzystają duże przedsiębiorstwa, które obracają znacznie większymi kwotami niż firmy rozliczające się na zasadach uproszczonych.

Z tego względu, aby uniknąć oszustw popełnianych przez właścicieli dużych firm, państwo nakłada na nich obowiązek skrupulatnego prowadzenia dokumentacji. Takie rozwiązanie ma jednak korzyści również dla właścicieli przedsiębiorstwa, ponieważ dzięki temu mają oni wgląd w finanse firmy, co pozwala przewidzieć jej sytuację finansową w przyszłości lub lepiej zaplanować wydatki.

Pełna księgowość jest obowiązkowa dla wszystkich działalności istniejących w ramach spółek kapitałowych prawa handlowego (spółki akcyjne i spółki z.o.o.) oraz spółek osobowych prawa handlowego (spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne).

Poza tym na pełną księgowość muszą przejść wszyscy przedsiębiorcy, którzy do tej pory prowadzili np. jednoosobową działalność gospodarczą, ale ich przychody netto przekroczyły równowartość 2 milionów euro wyrażoną w złotówkach. Limit ten określany jest co roku według kursu euro ogłoszonego przez NBP w pierwszym dniu roboczym października roku poprzedzającego rok, w którym przejdzie się na pełną księgowość. 1 października 2020 roku, średni kurs euro wynosił 4,5153 zł/euro. Oznacza to, że w roku 2021 trzeba przejść na pełną księgowość, jeśli w 2020 roku przekroczyliśmy przychód netto w wysokości 9 030 600 zł.

Przejście na pełną księgowość możliwe jest również w przypadku, jeśli nie spełniamy wyżej wymienionych warunków. Wówczas skorzystanie z tego rozwiązania jest całkowicie dobrowolne. Należy jednak pamiętać, że to dość kosztowne rozwiązanie, które może okazać się niepotrzebne w przypadku mniejszej działalności, obracającej stosunkowo niewielkimi sumami.

Jak sama nazwa wskazuje, w pełnej księgowości rozlicza się na tzw. pełnych księgach. W ich skład wchodzą:

  • dzienniki,
  • księga główna,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów (tzw. inwentarz).

Poza tym konieczne jest sporządzanie sprawozdań finansowych, zawierających m.in. bilans czy rachunek zysków i strat.

O sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych można przeczytać w Ustawie o rachunkowości. Art. 23 ust. 2 owej ustawy wskazuje na elementy, które powinien zawierać wpis do księgi. Są to:

  • data dokonania operacji gospodarczej,
  • określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu i jego datę (jeśli różni się ona od daty dokonania operacji),
  • tekst, skrót lub kod opisu operacji (w przypadku skrótów lub kodów konieczne jest posiadanie ich pisemnych objaśnień),
  • kwota i data zapisu,
  • oznaczenie kont, których dotyczy

Wady i zalety pełnej księgowości

Jak każde rozwiązanie, prowadzenie pełnej księgowości posiada swoje wady i zalety. Po pierwsze, ogromną korzyścią takiego rozwiązania jest transparentność przedsiębiorstwa. W związku z tym, że pełna księgowość wymaga dużej skrupulatności i dokładności, właściciel firmy może lepiej przeanalizować wyniki finansowe przedsiębiorstwa i podjąć decyzję, w którym kierunku powinno ono zmierzać – rozwoju czy cięcia kosztów.

Pełna księgowość i większa transparentność przedsiębiorstwa, to także wzrost zaufania do firmy w oczach kontrahentów. Z drugiej strony, rozliczanie się na takich zasadach to zdecydowanie więcej procedur i pracy. Wiąże się to również z wyższymi kosztami, ponieważ pełna księgowość wymaga skorzystania z usług profesjonalnego biura rachunkowego zatrudniającego księgowych specjalizujących się w takich rozliczeniach.

Podsumowując, pełna księgowość jest rozwiązaniem możliwym dla wszystkich, ale po spełnieniu pewnych warunków staje się obowiązkiem. Zapewnia ona lepszą kontrolę nad finansami firmy, jednak w przypadku mniejszych przedsiębiorstw, obracających mniejszymi kwotami przechodzenie na pełną księgowość może okazać się tylko zbędnym wydatkiem. Nasze biuro rachunkowe obsługuje klientów prowadzących zarówno uproszczoną, jak i pełną księgowość. Zapraszamy do współpracy jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, fundacje i inne podmioty, które muszą rozliczać się ze swoich przychodów i wydatków.

Zobacz również:
Jakie biuro rachunkowe wybrać?
Księgowość online a biuro rachunkowe online – co wybrać?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank