Księga przychodów i rozchodów – wszystko, co musisz wiedzieć

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Książka przychodów i rozchodów to niezbędny element działalności w przypadku wszystkich osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółek, których właścicielami są osoby fizyczne. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, do czego dokładnie służy PKPiR i jak prawidłowo z niej korzystać.

Księga przychodów i rozchodów stanowi księgowość uproszczoną, a w przypadku niektórych przedsiębiorstw wchodzi również w skład pełnej księgowości. W PKPiR przedsiębiorca ma obowiązek księgowania zarobków ze sprzedaży oraz kosztów prowadzenia firmy. O czym jeszcze należy pamiętać?

Książka przychodów i rozchodów – co to jest?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to narzędzie służące prowadzeniu bieżącej ewidencji operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Prowadzenie księgowości uproszczonej polega na rejestracji przychodów ze sprzedaży, zakupów towarów oraz wydatków, które są zapisywane pojedynczo w księdze, każdorazowo po dokonaniu transakcji.

PKPiR jest prowadzona przez przedsiębiorców w celu poprawnego rozliczenia się z fiskusem, a po każdym roku rachunkowym musi zostać wysłana do urzędu skarbowego. Książka przychodów i rozchodów jest niezbędna, aby przeprowadzać dokładne kontrole oraz nadzorować sytuację finansową przedsiębiorstwa.

Dla kogo PKPiR?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą prowadzić przedsiębiorcy spełniający następujące warunki:

  • rozliczający podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki podatku: 17% i 32%) lub korzystający z podatku liniowego o stawce 19%,
  • prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną osób fizycznych, spółkę jawną osób fizycznych, a także spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku,
  • przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej lub przychody spółki w przypadku przedsiębiorców prowadzących uproszczoną księgowość nie mogą przekroczyć 2 mln euro w poprzednim roku kalendarzowym – dla 2022 roku limit ten w złotówkach wynosi 9 188 200 zł.

Co ważne, każdy przedsiębiorca, który przekroczył kwotę 2 milionów euro w poprzednim roku kalendarzowym, w 2022 roku ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Kiedy założyć książkę przychodów i rozchodów i jak ją prowadzić?

Książka przychodów i rozchodów powinna być założona 1 stycznia każdego roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Istotne jest, aby PKPiR założyć jak najszybciej i uniknąć wszelkich nieprawidłowości w prowadzeniu firmy.

Obecnie istnieje możliwość prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów zarówno w tradycyjnej, papierowej wersji, jak i elektronicznie, za pośrednictwem specjalnego programu komputerowego. W przypadku osób prowadzących papierową księgę, ważne jest, aby wszystkie jej strony były spięte i kolejno ponumerowane. A jak prowadzić elektroniczną księgę?

Przede wszystkim, należy określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu, w którym prowadzona jest księga. Jednak przepisy nie wskazują, jak taka instrukcja powinna wyglądać. Za instrukcję obsługi można więc uznać podręcznik opisujący, jak działa program księgowy. Przedsiębiorca prowadzący Księgę przychodów i rozchodów w formie elektronicznej powinien także stosować program komputerowy, który zapewni natychmiastowy wgląd w dokumenty i możliwość wydrukowania wszystkich danych chronologicznie (zgodnie ze wzorem księgi drukowanej). Wszystkie dane elektroniczne powinny być przechowywane w bezpieczny sposób, który uchroni je przed zniszczeniem.

Księga przychodów i rozchodów prowadzona w sposób elektroniczny nie musi być drukowana – wystarczy zapisanie dokumentów na dysku twardym, np. w formacie PDF. Ważne jest pilnowanie chronologii danych, wraz z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Aby zabezpieczyć się przed utratą danych, dobrym pomysłem jest przechowywanie kopii na zewnętrznych nośnikach, np. na pendrive.

Każdy przedsiębiorca powinien prowadzić Księgę przychodów i rozchodów swojej firmy w sposób rzetelny i niewadliwy. Za wadliwą ewidencję uznaje się ewidencję, w której występują błędy formalne.

Ewidencją nierzetelną jest ewidencja, w której:

  • zawarte są wpisy o zdarzeniu nieistniejącym,
  • niezawarte są wpisy o zdarzeniu istniejącym,
  • zawarte są kwoty inne niż w rzeczywistości.

Jakie prowadzić ewidencje i co zapisywać w księdze przychodów i rozchodów?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi księgowość w ramach Podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ma obowiązek prowadzenia dodatkowo:

  • ewidencji środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencji sprzedaży pod warunkiem, że przedsiębiorca zlecił prowadzenie księgi innym podmiotom (np. księgowemu) i nie prowadzi ewidencji na kasie fiskalnej,
  • ewidencji przebiegu pojazdów pod warunkiem, że samochód jest środkiem trwałym firmy,
  • ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych – obowiązek ten dotyczy wyłącznie przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową.

Za podstawę zapisów w Książce przychodów i rozchodów uznajemy dowody księgowe, do których zaliczają się:

  1. faktury VAT, dokumenty celne i rachunki, które zostały wystawione zgodnie z przepisami,
  2. inne dokumenty potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistością, a więc m.in.:
  • noty księgowe,
  • dowody przesunięć,
  • raporty fiskalne,
  •  dowody wewnętrzne.

Gdzie i jak długo muszę przechowywać PKPiR?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana przez przedsiębiorcę w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności. Często jednak wszelkie sprawy księgowe są zlecane biurom rachunkowym – wówczas PKPiR powinna być przechowywana w siedzibie biura rachunkowego, a zadaniem przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji sprzedaży, która będzie zawierała: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami lub rachunkami i wysokość tego przychodu. Z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży są zwolnieni przedsiębiorcy prowadzący ewidencję na kasie fiskalnej.

Jak ujmować koszty w książce przychodów i rozchodów?

Dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury albo innego dowodu, który stanowi podstawę do tego, aby ująć koszt w Książce przychodów i rozchodów. W przypadku kosztów na przełomie roku przedsiębiorca ma do wyboru dwie możliwości: może wybrać rozliczanie metodą memoriałową lub kasową.

Metoda memoriałowa polega na dzieleniu kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym przychodem – kategoria kosztu zależy od daty ujęcia w ewidencji. Kosztów pośrednich nie można bowiem przyporządkować do konkretnego przychodu. Koszty te są więc ewidencjonowane na podstawie daty wystawienia faktury przez dostawcę. Do kosztów pośrednich zaliczamy koszty najmu czy też działań reklamowych. Kosztami bezpośrednimi są w kolei takie koszty, które można przyporządkować do przychodu, takie jak np. maszyny używane w firmie.

Metoda kasowa nie dzieli kosztów na pośrednie i bezpośrednie – w tym przypadku wszystkie koszty w Podatkowej księdze przychodów i rozchodów są ujmowane w dniu, w którym są ponoszone.

Podsumowując, z Książką przychodów i rozchodów ma do czynienia większość przedsiębiorców prowadzących własną działalność gospodarczą. Mimo że PKPiR jest elementem prowadzenia księgowości uproszczonej, niektóre procesy mogą być skomplikowane. Warto więc powierzyć prowadzenie działalności profesjonalistom i skupić się na innych aspektach swojej działalności. Jeżeli chcesz skorzystać z usług doświadczonej księgowości, która komleksowo zajmie się rachunkowością Twojej firmy, zobacz naszą ofertę usług księgowych online.