Jak wypełnić VAT-23?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Dokonując kupna samochodu poza granicami kraju, od sprzedawcy, którego siedziba znajduje się w obrębie Unii Europejskiej, dochodzi do wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru. W takiej sytuacji kupujący zobowiązany jest do rozliczenia podatku w Polsce i wiąże się to z koniecznością wypełnienia oświadczenia podatkowego VAT-23. Czym jest ten formularz, jak go wypełnić i gdzie należy złożyć oświadczenie? 

Co to jest deklaracja VAT-23? 

Deklaracja VAT-23  to oświadczenie o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środka transportu. Transakcja polega na nabyciu prawa własności do towaru, który został wysłany lub przetransportowany na terytorium Polski, przez przedsiębiorcę z innego kraju należącego do Unii Europejskiej. Przepisy mają zastosowanie zarówno w przypadku nowych, jak i używanych pojazdów. Transakcja tego typu podlega opodatkowaniu w kraju, w którym dany środek transportu będzie zarejestrowany lub użytkowany. Z tego względu niezbędne jest złożenie deklaracji podatkowej VAT-23. 

Kto powinien złożyć deklarację VAT-23? 

Obowiązkowi złożenia do urzędu skarbowego druku VAT-23 podlegają zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizyczne. Należą do nich firmy, które nabywają drogą kupna nowe lub używane środki transportu. Mogą to być m.in. samochody ciężarowe, samochody osobowe, naczepy, ciągniki samochodowe itp. Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o VAT, przepisy mają zastosowanie, gdy nabywcą jest polski podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą lub podatnik od wartości dodanej, a nabyte towary mają być wykorzystywane na poczet prowadzonej przez niego działalności. 

Jednak zgodnie z ustawą, obowiązek złożenia deklaracji VAT-23 może dotyczyć także osób fizycznych. Dzieje się to w przypadku, gdy towar został nabyty od kontrahenta nieposiadającego numeru VAT UE. Wówczas nabycie nowych środków transportu może być dokonane przez osoby posiadające status osoby fizycznej.

Jak wypełnić deklarację VAT-23 – instrukcja krok po kroku 

W przypadku zakupu pojazdu poza granicami Polski, obowiązek wypełnienia formularza VAT-23, należy do nabywcy danego środka transportu. Cały druk podzielony jest na pięć kategorii, które oznaczone są literami od A do E. Rozpoczynając wypełnianie formularza, należy pamiętać o wpisaniu numeru NIP lub PESEL w lewym, górnym rogu. 

CZĘŚĆ A FORMULARZA VAT-23 – MIEJSCE SKŁADANIA INFORMACJI

  • Pole nr 4 – podatnik wpisuje dane urzędu skarbowego, do którego składana jest deklaracja.

CZĘŚĆ B FORMULARZA VAT-23 – DANE PODATNIKA 

  • Pole nr 5 – podatnik zobligowany jest określić czy jest osobą fizyczną, czy też nie. 
  • Pole nr 6 – w zależności od wybranej wcześniej opcji, składający podaje pełną nazwę firmy lub swoje  imię i nazwisko. 

W części B2 (pola od 7 do 15)  należy wpisać również pełny adres siedziby firmy lub adres zamieszkania.

CZĘŚĆ C FORMULARZA VAT -23 – DANE NOWEGO ŚRODKA TRANSPORTU LUB INNEGO ŚRODKA TRANSPORTU

W tej części podatnik opisuje wszystkie szczegóły, dotyczące nabytego środka transportu:

  • stan (nowy czy używany),
  • rodzaj,
  • marka,
  • model,
  • typ,
  • kolor,
  • numer rejestracyjny,
  • numer VIN, 
  • numer fabryczny,
  • rok produkcji,
  • przebieg (w km),
  • datę i cenę nabycia – z uwzględnieniem waluty i numeru faktury.

CZĘŚĆ D FORMULARZA VAT-23 – PODPIS PODATNIKA LUB OSOBY REPREZENTUJĄCEJ PODATNIKA

Jest to ostatnia kategoria, którą samodzielnie wypełnia podatnik. Należy wpisać w niej swoje dane osobowe, czyli imię i nazwisko, a także datę wypełnienia formularza. Pole 37 przeznaczone jest na własnoręczny podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika.  

CZĘŚĆ E FORMULARZA VAT-23 – ADNOTACJE URZĘDU SKARBOWEGO 

Sekcja oznaczona literą E, przeznaczona jest wyłącznie dla urzędnika przyjmującego formularz. 

Gdzie złożyć deklarację VAT-23?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, deklaracja VAT-23 powinna zostać złożona w terminie 14 dni od daty powstania obowiązku podatkowego, tzn. od dnia sfinalizowania transakcji zakupu środka transportu. Oświadczenie musi zostać złożone do urzędu skarbowego, któremu podlega podatnik. Można tego dokonać również za pośrednictwem platformy elektronicznej ePUAP. Do wypełnionego formularza VAT-23, podatnik ma obowiązek dołączenia kopii dokumentów:

  • rachunek/faktura,
  • dowód rejestracyjny pojazdu,
  • dowód wpłaty podatku,
  • tłumaczenie przysięgłe obcojęzycznych dokumentów (jeżeli są wymagane przez urząd).