W świetle obowiązujących przepisów, od 1 stycznia 2017 r. dla osób pracujących na umowę zlecenie oraz umowie o świadczenie usług, obowiązuje minimalna stawka brutto za godzinę pracy. W związku z tym, ustawa wymaga ewidencjonowania liczby godzin poświęconych przez zleceniobiorcę na wykonanie zlecenia lub świadczenia usługi. Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy i w jaki sposób ją prowadzić?
Czym jest ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy?
Ewidencja czasu pracy to dokumentacja obecności danego dnia w pracy, osoby zatrudnionej w oparciu o umowę zlecenie. Zawiera ona przede wszystkim liczby godzin, którą w tym czasie przepracował zleceniobiorca. Obowiązek spisywania tych danych jest konsekwencją ogłoszenia płacy minimalnej za godzinę pracy na umowie zlecenie oraz świadczenia określonych usług.
W zależności od wysokości stawki minimalnej w danym roku, pracodawca jest zobowiązany do dostosowania wysokości wynagrodzenia, w zależności od podanego wskaźnika. W 2022 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 19,70 zł brutto.
Ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy – jak prowadzić ?
Prawo nie nakłada restrykcyjnych regulacji dotyczących tego, w jaki sposób należy prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy. Dzięki temu obie strony umowy mogą wspólnie ustalić system rozliczania przepracowanych godzin. Z punktu widzenia prawa najistotniejsze jest, aby prowadzona ewidencja czasu pracy jasno wskazywała, ile godzin danego miesiąca przepracował zleceniobiorca. Rejestr może być prowadzony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku ewidencji papierowej, dla uwiarygodnienia dokumentu powinien on zostać opatrzony podpisem zleceniobiorcy.
Natomiast prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, może odbywać się za pomocą programów komputerowych (np. w Excel) lub dedykowanych do tego aplikacjach. Umożliwia to dostęp w każdej chwili do ewidencji przepracowanych godzin zarówno dla zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej to sposób, aby rejestrować czas pracy zarówno pracowników stacjonarnych, jak i tych pracujących zdalnie. To umożliwiająca pracę hybrydową, zdalną, a także dla organizację pracy osób rozproszonych po różnych miastach lub państwach. Warto dodać, że elektroniczny rejestr czasu pracy traktowany jest przez prawo jako pełnoprawny dokument.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy
Pomimo, iż przepisy prawa nie regulują, w jaki konkretnie sposób powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy, to w przypadku kontroli przedsiębiorca zobowiązany jest do wykazania, że zatrudnieni zleceniobiorcy otrzymali wynagrodzenie zgodne z minimalną stawką godzinową. Aby móc udowodnić ten fakt, niezbędne jest potwierdzenie w postaci rejestru czasu pracy. Warto dodać, że prowadzenie ewidencji czasu pracy nie musi być wykonywane bezpośrednio przez pracodawcę. Zleceniodawca ma prawo nałożyć na drugą stronę umowy obowiązek rzetelnego potwierdzania i tworzenia zestawienia liczby przepracowanych godzin.
Sposób ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy może także zostać określony w treści umowy zlecenie. Natomiast jeśli w umowie nie ma zapisu na ten temat, oznacza to, że zleceniobiorca, lub osoba, która wykonuje świadczenia na jej rzecz, powinna dostarczyć zleceniodawcy informację na temat liczby godzin przepracowanych, w terminie poprzedzającym wypłatę wynagrodzenia. Mówi o tym art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Co w przypadku braku prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy?
Choć ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy z pozoru może wydawać się mało istotna, to jednak braki w jej prowadzeniu mogą wiązać się dla zleceniodawcy z poważnymi konsekwencjami prawnymi. Ze względu na zmiany prawne obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku, pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących czas pracy pracowników przez 10 lat. Z tego powodu kara za niedopatrzenie w postaci braku ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy może wynieść od 1000 zł do nawet 30 000 zł.
Biorąc pod uwagę ten fakt, warto zdecydować się na formę ewidencji czasu pracy, która ułatwia zabezpieczanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w dobrze zabezpieczonej, wirtualnej chmurze, lub na dysku opatrzonym hasłem.
Zobacz również:
Składka zdrowotna w 2022 roku – poradnik