Wirtualne biura są w Polsce popularne, podobnie jak prowadzenie biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Wynika to przede wszystkim z szeregu korzyści, które wiążą się z taką współpracą. Oto lista najważniejszych z nich.
- Jak pokazują badania, Polacy bardzo chętnie wybierają prowadzenie biznesu z formie jednoosobowej działalności gospodarczej.
- Korzystanie z wirtualnych biur jest bardzo popularnym sposobem na optymalizację kosztów przez podmioty prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
- Oszczędności, możliwość rejestracji firmy pod wirtualnym adresem, prestiż, zwiększenie konkurencyjności i mobilność to tylko niektóre z korzyści wynikających ze współpracy z wirtualnym biurem.
W jakiej formie prowadzą działalność Polacy?
Jak pokazują badania opracowane przez Pawła Chrostka dla Ministerstwa Finansów pt. „Wybrane aspekty działalności gospodarczej za 2019 rok”, jednoosobowa działalność gospodarcza to w Polsce najczęściej wybierana forma prowadzenia działalności. Choć dane te pochodzą sprzed kilku lat (nie sposób niestety znaleźć nowsze i wiarygodne badania), to jednak śmiało można powiedzieć, że prowadzenie biznesu w taki sposób niezmiennie cieszy się ogromną popularnością.
Dlaczego Polacy decydują się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej? Taka forma daje im stosunkowo dużą niezależność i swobodę w działaniu, pozwala też na elastyczność, nie jest zbyt skomplikowana w swojej strukturze, a jeśli korzysta się z nowoczesnych rozwiązań, nie jest też kosztotwórcza. O jakie rozwiązania chodzi? Jednym z nich są wirtualne biura, których liczba – podobnie jak jednoosobowych działalności gospodarczych – stale rośnie.
Jakie są korzyści z posiadania wirtualnego biura?
Wirtualne biuro to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej, ale nie tylko, bo coraz częściej to także możliwość skorzystania z szeregu innych form wsparcia prowadzenia biznesu. To możliwość skorzystania z adresu do rejestracji firmy, co w przypadku chęci prowadzenia działalności gospodarczej w formie jednoosobowej może być dla wielu przedsiębiorców kluczowe. Jakie jeszcze korzyści niesie ze sobą współpraca z wirtualnym biurem?
Koszty – czy wirtualne biuro się opłaca?
Wirtualne biuro to przede wszystkim wymierne oszczędności. Wynajem tradycyjnej przestrzeni biurowej to bardzo duży wydatek, który dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą może być często nie do udźwignięcia. W przypadku outsourcingu obsługi biurowej przedsiębiorca może dowolnie dobierać zakres usług, a zatem i świadomie określać wysokość faktury, wystawianej w cyklu comiesięcznym, półrocznym lub rocznym (ta kwestia zależy od wybranego wirtualnego biura i pakietu).
Prestiżowy adres – czy mogę skorzystać z wirtualnego biura przy rejestracji firmy?
Wirtualny adres do rejestracji firmy to kolejna korzyść współpracy z wirtualnym biurem. To szczególnie ważne dla mikro- i małych przedsiębiorców, którzy chcą oddzielić życie prywatne od życia zawodowego, a ich życzeniem nie jest udostępnianie szerokiemu gronu odbiorców swojego adresu prywatnego. Dodatkowo trzeba pamiętać, że wirtualne biura mieszczą się w cenionych biznesowo częściach miast, w otoczeniu innych firmy, często w prestiżowych biurowcach. To wszystko sprawia, że adres firmy, który znajdzie się w dokumentach rejestrowych, na wizytówkach, czy stronie internetowej będzie pozytywnie kojarzył się potencjalnym partnerom biznesowym. Taki adres to niewątpliwie zwiększenie rozpoznawalności i konkurencyjności na rynku.
Mobilność – czy wirtualne biuro to przyszłość pracy zdalnej?
Praca zdalna to w dzisiejszych czasach absolutny standard. Warto też zwrócić uwagę, że tradycyjna przestrzeń biurowa wielu branżom jest po prostu niepotrzebna. Freeelancerzy i usługodawcy z powodzeniem mogą działać z każdego miejsca na świecie, niekiedy muszą pracować u usługobiorcy, a nie zza biurka. To właśnie dla nich wirtualne biura są doskonałym rozwiązaniem na łączenie elastyczności z rzetelnością i wiarygodnością, pozwalając na sprawną obsługę korespondencji i profesjonalne zarządzanie sekretariatem firmy. Wszystko to zaś bez uszczerbku dla swobody podejmowanych działań.
Profesjonalna obsługa korespondencji – czym jest wirtualne biuro w biznesie?
Wirtualne biuro, poza adresem do rejestracji firmy, zapewnia przede wszystkim profesjonalną obsługę korespondencji. W ramach usługi przedsiębiorca zyskuje zatem gwarancję odbioru adresowanych do niego listów, ich przechowywanie, informowanie o ich otrzymaniu, niekiedy także skanowanie i przesyłanie ich treści drogą mailową. Zakres może zostać także rozszerzony o odbiór, przechowywanie i przekierowywanie paczek.
Outsourcing wielu usług w jednym miejscu – co oferują wirtualne biura?
Nowoczesne wirtualne biura oferują swoim klientom coraz częściej także inne usługi. Przedsiębiorcy mogą zatem liczyć na wsparcie w otworzeniu działalności, założeniu spółki lub przekształceniu dotychczasowej formy prowadzenia biznesu. Mogą także korzystać z w pełni wyposażonych sal konferencyjnych, które pozwalają na przeprowadzenie spotkań biznesowych w profesjonalnych warunkach. Wirtualne biura mogą świadczyć także dodatkowe usługi księgowości online. Możliwość skorzystania z tak szerokiego wsparcia w jednym miejscu jest dla przedsiębiorców niezwykle korzystnym rozwiązaniem.
Profesjonalny wizerunek – czy wirtualne biuro zwiększa konkurencyjność firmy?
Wyrażona w ustawie z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej zasada pozwala na podejmowanie i wykonywanie działalności każdemu. Tym samym każdy, kto ukończył 18 rok życia i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, może prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą. Konkurencja jest zatem ogromna, a o konieczności zwiększenia swojej konkurencyjności i wiarygodności nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na korzystanie z nowoczesnych rozwiązań, jakim bez wątpienia nadal pozostają wirtualne biura, pokazuje swoją otwartość i wyróżnia się na tle innych.
Nie bez znaczenia na wizerunek pozostaje także prestiżowa lokalizacja i profesjonalne biuro, które zwiększają zaufanie wśród potencjalnych klientów.
Biuro serwisowane – czym jest wirtualna przestrzeń coworkingowa?
Wirtualne biura oferują niekiedy także przestrzeń coworkingową, czyli możliwość podjęcia pracy na wynajmowanej przestrzeni, najczęściej w wspólnie z innymi przedsiębiorcami. Może być to doskonałe uzupełnienie pracy zdalnej i outsourcingu obsługi biurowej, zwłaszcza dla osób, które prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, chcą nawiązać nowe kontakty biznesowe i choćby sporadycznie pracować w tradycyjny sposób.
FAQ
Czy współpraca z wirtualnym biurem jest korzystna?
Tak, współpraca z wirtualnym biurem przynosi przedsiębiorcom wiele korzyści. Do najważniejszych należą: wymierne oszczędności, możliwość rejestracji firmy pod adresem wirtualnym, profesjonalna obsługa sekretariatu, zwiększenie konkurencyjności na rynku.
Jak wirtualne biuro pozwala zaoszczędzić?
Oszczędności wynikające ze współpracy z wirtualnym biurem związane są przede wszystkim z brakiem konieczności opłacania wysokich kosztów najmu tradycyjnego biura, a także kosztów eksploatacyjnych. Przedsiębiorca nie musi także zatrudniać jednej lub więcej osób, aby sprawnie prowadzić sekretariat firmy, co w dzisiejszych czasach jest kosztotwórcze. Możliwość skorzystania z pakietów, określających zakres współpracy z wirtualnym biurem, to dodatkowy sposób na optymalizację kosztów.
Czy wirtualne biuro to tylko obsługa korespondencji?
Nie, zakres usług świadczonych przez wirtualne biura może być dużo większy. Od możliwości rejestracji firmy pod wirtualnym adresem, obsłudze paczek, przez dostęp do sal konferencyjnych, wsparciu zakładaniu spółek, na księgowości online kończąc.
Źródła:
- https://www.gov.pl/web/finanse/no-11-2025-p-chrostek-wybrane-aspekty-dzialalnosci-gospodarczej-za-2019-rok
- Ustawa z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej, Dz. U. Nr 173 poz. 1807.